Spedition Günther Andres e.K.

Dobrze jest nie czuć się samotnym

„Właściwie biuro inkaso w ogóle nie powinno wchodzić w grę, bo nie powinno być opieszałych płatników", uważa Patrick Andres, dyplomowany ekonomista i kierownik spedycji Günther Andres e.K. z Hanau. „Niestety w praktyce nie zawsze to funkcjonuje. W najgorszym wypadku rachunki są przeterminowane. I właśnie wtedy dużym wsparciem jest zaangażowanie niezależnego biura inkaso. Jest ono w stanie w krótkim czasie wyjaśnić nieprzyjemny dla poszkodowanego przypadek windykacji na jego korzyść. Przedsiębiorstwa powinny w każdym przypadku uwzględniać taką możliwość, zanim zdecydują się na skomplikowaną, długą i kosztowną drogę sądową", twierdzi ten doświadczony ekonomista.

W kwestii opieszałych partnerów biznesowych Patrick Andres już niejedno przeżył. Jest on kierownikiem średniej wielkości spedycji i bardzo dobrze zna się na wysyłce towarów i związanej z tym organizacji. Jeśli uzmysłowić sobie, ile towarów trzeba codziennie przetransportować, jasne jest, że przy ich obsłudze nie zawsze wszystko przebiega bez problemów. W ten sposób nawet u poważnych przedsiębiorców rachunki "wędrują" czasem na dno szuflady i nie są wtedy terminowo regulowane. Powodem tego może być na przykład nie przestrzeganie procesu fakturowania, przeoczenie rachunku w natłoku innych dokumentów czy też nieporozumienia między działami firmy. 

Ponadto istnieją jeszcze tak zwane "czarne owce", które świadomie działają w sposób nieuczciwy i płacą dopiero pod naciskiem. Nawet jeśli takie przypadki zdarzają się raczej rzadko w stosunku do całości biznesu, w "najgorszym przypadku" niezależna firma inkaso pomoże pozasądowo odzyskać niezapłacone kwoty. Andres zwracał się już o radę do różnych instytucji, takich jak Creditreform czy innych biur inkaso, a także do adwokatów. Koniec końców przed trzema laty zdecydował się na serwis Inkaso oferowany przez firmę TIMOCOM Soft- und Hardware GmbH. Już od dziesięciu lat jest bowiem klientem tej firmy z Düsseldorfu.

Krótkie ścieżki komunikacji i szybkie odpowiedzi

W TIMOCOM Patrick Andres ceni zwłaszcza krótki czas reakcji przy wyjaśnianiu przypadków inkasa i wyjaśnia to w następujący sposób: „Po pierwsze polega to na tym, że TIMOCOM dzięki swojej giełdzie ofert transportowych znajduje się w centrum wydarzeń i dysponuje wiedzą o krajowym i międzynarodowym rynku w branży spedycyjnej. Poza tym TIMOCOM poprzez swoje platformy zleceń ma w ręku silne narzędzia. Firma ta może bowiem zablokować opieszałym płatnikom dostęp do giełdy to środek nacisku, który dobrze funkcjonuje nawet w skali międzynarodowej. I tak niektóre czarne owce już z góry odstrasza się od wykorzystywania tego oprogramowania i w ogóle nie próbują one starać się o członkostwo.“

Mocni w przepływie informacji

Poza tym Andres docenia świetny przepływ informacji w TIMOCOM oraz prostotę działania przy obsłudze inkaso. Obowiązują tu proste reguły: Gdy minie 30 dni po upłynięciu terminu płatności i dłużnik został bez skutku wezwany do zapłaty, TIMOCOM przejmuje przypadek inkasa za oficjalną zgodą urzędową. Pracownicy tej firmy z Düsseldorfu, mówiący ojczystym językiem klienta, możliwie szybko przekazują wówczas swym poszkodowanym klientom informację, czy można jeszcze liczyć na te pieniądze. Oszczędza to im decyzji o niepotrzebnych kosztach postępowania sądowego i adwokackiego. Aby rozpocząć działania, poszkodowany musi przesłać do TIMOCOM formularz zlecenia inkasa oraz istotne dokumenty transportowe. Zalicza się do nich rachunek za wykonaną usługę transportową, potwierdzenie dostawy oraz kopię wysłanego do dłużnika wezwania do zapłaty. W tej kwestii Andres wyraża się z entuzjazmem: „To prawie przyjemność, wypełniać formularz inkasa, bo wtedy wiadomo, że teraz coś się wydarzy, koniec zbywania obietnicami. W tym samym czasie inne instytucje dopiero zaczynają dyskutować z opieszałymi płatnikami. Przy takiej procedurze traci się niepotrzebnie czas, co może mieć katastrofalne skutki dla własnego biznesu“.

Wymagany formularz zlecenia inkaso klienci mogą pobrać ze strony www.timocom.pl z zakładki Bezpieczeństwo - obszar TC Cash Care. Można również wpisać po prostu słowo „Inkaso“ w okienko wyszukiwarki w prawym górnym rogu. Podczas całego procesu inkaso odbywa się ścisła wymiana informacji pomiędzy TIMOCOM, a poszkodowaną firmą.

Dobry stosunek jakości do ceny

Patrick Andres wyciąga bardzo pozytywny wniosek: „Uważam, że usługa Inkaso firmy TIMOCOM jest niemal doskonała. Skuteczność jest wysoka, komunikacja z działem inkaso wzorowa, a i stosunek ceny do jakości w skali krajowej jak i międzynarodowej jest właściwy.“ Za opracowanie jednego zlecenia TIMOCOM nalicza niewielką opłatę manipulacyjną. Gdy zlecenie zostanie zrealizowane pomyślnie, a w ostatnich latach było to w ponad 85 % wszystkich przypadków, opłatę tę wlicza się do premii za sukces. Premię za sukces nalicza się zgodnie z przepisami Ustawy o wynagrodzeniu adwokatów (RVG). Można o tym przeczytać na stronie Międzynarodowe Inkaso firmy TIMOCOM.

Profilaktyczne działania wobec niesolidnych partnerów biznesowych

Dla Patricka Andres decydujący jest ponadto fakt, że TIMOCOM wspiera swoich klientów już we wstępnej fazie poprzez własną rozbudowaną sieć TC Secure. Zawiera ona różnorodne wskazówki bezpieczeństwa, które można przeczytać na www.timocom.pl w rubryce „Bezpieczeństwo“. Celem jest prewencyjne przeciwdziałanie wobec opieszałych płatników. Jeśli przykładowo chodzi o przedsiębiorstwo transportowe, podstawową regułą jest zweryfikowanie jego zleceniodawcy. Należy sprawdzić, czy numer faksu lub adres e-mail, z którego przesłano zlecenie, zgadzają się z adresem podanym w zleceniu. Dodatkowo można zasięgnąć informacji odnośnie wypłacalności i sytuacji finansowej tego przedsiębiorstwa w instytucjach takich jak np. Creditreform. Na stronie internetowej np. www.stat.gov.pl/regon/ istnieje ponadto możliwość skontrolowania, czy podany numer rejestru jest zgodny z tą firmą. 

Są to tylko niektóre z kilku środków zapobiegawczych, by samemu uzyskać pewność co do swego partnera biznesowego. Inną i dobrą formą zabezpieczania jest także zasięgnięcie informacji odnośnie prawidłowości danych klienta bezpośrednio poprzez infolinię TIMOCOM Assist. Codziennie, od poniedziałku do piątku w godzinach od 08.00 do 16.30 pod numerem telefonu +48 67 352 59 40 do dyspozycji są pracownicy firmy, mówiący w ojczystym języku, którzy mogą dokonać porównania między danymi ze zlecenia danego klienta TIMOCOM, a bazą danych klientów TIMOCOM. 

Chociaż Patrick Andres z reguły kieruje się wszystkimi tymi radami w swej codziennej pracy, mimo to w bardzo rzadkich przypadkach dochodzi do transakcji z nieuczciwymi klientami. Na ten temat wyraża się tak: „Nigdy nie będzie stuprocentowej pewności, lecz dzięki usłudze inkaso firmy TIMOCOM, ostatecznie jesteśmy w stanie większość transakcji zakończyć pomyślnie. Usługę tę mogę zawsze i wszędzie chętnie polecać innym”.