Jak skutecznie prowadzić windykację międzynarodową w transporcie?

Czym jest windykacja międzynarodowa i dlaczego ma znaczenie w branży TSL?

Windykacja międzynarodowa w transporcie to proces dochodzenia należności od zagranicznych kontrahentów, którzy nie zapłacili za zrealizowane usługi transportowe lub spedycyjne. Obejmuje działania polubowne (np. wezwania do zapłaty, mediacje) lub formalne (np. postępowanie sądowe) prowadzone z uwzględnieniem przepisów obowiązujących w kraju dłużnika. Ze względu na różnice prawne, językowe i kulturowe, skuteczna windykacja międzynarodowa wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia.

Jakie są najczęstsze trudności w windykacji w transporcie międzynarodowym?

Wyzwania związane z różnicami prawnymi 

Każde państwo ma własne przepisy dotyczące dochodzenia wierzytelności. Różnice dotyczą np. terminów przedawnienia, trybu postępowania czy obowiązków informacyjnych. Nawet wybór sądu, który będzie właściwy do rozstrzygania sporu, może budzić wątpliwości i prowadzić do opóźnień.

Co więcej, zgłoszenie sprawy do zagranicznego sądu wiąże się często z dodatkowymi kosztami – konieczne może być tłumaczenie dokumentów lub skorzystanie z usług tłumacza przysięgłego, a także pokrycie kosztów stawiennictwa, np. dojazdu lub reprezentacji przez lokalnego prawnika. W przypadku niewielkich należności takie wydatki mogą całkowicie zniweczyć opłacalność dochodzenia długu na drodze sądowej.

Brak znajomości lokalnych regulacji i procedur może z kolei skutkować odrzuceniem pozwu lub przegraną sprawą – dlatego tak ważne jest odpowiednie przygotowanie lub skorzystanie z pomocy profesjonalistów.

Bariery językowe i kulturowe

Komunikacja z zagranicznymi dłużnikami bywa utrudniona. Nie chodzi tylko o tłumaczenie dokumentów – często występują też różnice w podejściu do biznesu, np. w stylu negocjacji, rozumieniu terminów płatności czy traktowaniu wezwań do zapłaty. Profesjonalne podejście, odpowiednia forma kontaktu i świadomość kulturowa mogą znacząco zwiększyć skuteczność działań.

Jakie są skuteczne metody windykacji w transporcie międzynarodowym?

W praktyce wyróżniamy kilka sposobów odzyskiwania należności za transport:

• Windykacja polubowna – polega na przypomnieniach, wezwaniu do zapłaty, kontakcie telefonicznym czy mailowym. To szybka i najmniej kosztowna forma dochodzenia roszczeń. Windykację polubowną można prowadzić samemu lub zdać się na specjalistów, np. działających jako zespół inkaso u dostawcy giełdy transportowej.
• Zewnętrzna firma windykacyjna – zlecenie innemu podmiotowi dochodzenia należności za określoną opłatą. Taka firma zwykle wysyła dłużnikowi wezwania do zapłaty, a w razie braku ich skuteczności doprowadza m.in. do wpisania jego firmy do bazy dłużników (np. KRD w przypadku polskich firm) oraz do podjęcia działań komorniczych.
• Postępowanie sądowe i egzekucyjne – ostateczny środek, najczęściej stosowany w przypadku dużych kwot, spraw uznawanych za sporne przez firmy windykacyjne lub braku reakcji dłużnika. Jest to najdroższa i najbardziej czasochłonna metoda, dlatego większość firm korzysta z niej po wyczerpaniu innych ścieżek.

Wybór metody zależy od konkretnej sytuacji – wysokości długu, kraju dłużnika, przyczyny uchylania się od zapłaty czy wcześniejszych relacji biznesowych.

Windykacja na giełdzie transportowej a postępowanie sądowe

Kiedy warto skorzystać z windykacji polubownej? 

Jeżeli zarówno wierzyciel, jak i dłużnik posiadają konta na tej samej giełdzie transportowej, w przypadku opóźnień w płatnościach warto zwrócić się o pomoc do działu windykacji – przykładem może być TIMOCOM Inkaso z ponad 80% skutecznością w odzyskiwaniu należności. 

TIMOCOM oferuje swoim użytkownikom specjalistyczny serwis windykacji polubownej, działający w 27 językach i wspierany przez ekspertów znających lokalne realia prawne i kulturowe. Usługa jest dostępna dla wszystkich klientów i pozwala zlecić windykację bez konieczności angażowania prawników czy prowadzenia procesu sądowego.

Jak to działa? Wystarczy kliknąć przycisk „Złóż zlecenie inkaso” na stronie internetowej serwisu i dołączyć podstawowe dokumenty: 

• Zlecenie transportowe
• Dowód dostawy
• Fakturę (przeterminowaną o minimum 30 dni – wynika to z przepisów UE)
• Ostatnie wezwanie do zapłaty

W jednym zgłoszeniu można windykować kilka należności od tego samego dłużnika. Po zarejestrowaniu zlecenia pracownicy Zespołu Inkaso TIMOCOM kontaktują się z dłużnikiem, wzywając go do zajęcia stanowiska w sprawie. Jeżeli zlecenie jest zasadne, a mimo tego dłużnik odmawia uiszczenia zapłaty lub uporczywie unika kontaktu, jego konto na Giełdzie Transportowej zostaje zablokowane, a w dalszej kolejności dochodzi do wypowiedzenia umowy przez TIMOCOM. Dla wielu firm taka forma windykacji to wygodne i skuteczne rozwiązanie, które pozwala odzyskać pieniądze bez zbędnego stresu.
 

Zalety pozasądowego odzyskiwania należności 

Zaletą usług takich jak Inkaso TIMOCOM jest nie tylko prostota, ale i niewysokie koszty. Eksperci najpierw starają się dojść do porozumienia z dłużnikiem, opierając się na mediacji i wiedzy o lokalnych procedurach.

Windykacja pozasądowa pozwala uniknąć wielu formalności i kosztów, które pojawiają się w przypadku postępowania sądowego za granicą. Mowa tu m.in. o wydatkach na tłumaczenia dokumentów, honoraria tłumaczy przysięgłych czy opłaty związane ze stawiennictwem w sądzie lub koniecznością zatrudnienia prawnika w kraju dłużnika. Szczególnie przy niższych kwotach takie koszty mogą przewyższać wartość samej należności.

Jak podkreśla Eliza Wyrwich z firmy Mega Pol Trans:

„Jeśli kwota jest wysoka i można załatwić sprawę polubownie, to korzystniej jest wybrać tę możliwość. [...] Jeśli suma jest niewielka, to tym bardziej jest w naszym interesie, aby nie tworzyć dodatkowych kosztów.”

Takie podejście minimalizuje ryzyko strat i pozwala utrzymać relacje biznesowe – co nie zawsze jest możliwe po procesie sądowym.

Co więcej, TIMOCOM Inkaso podejmuje działania w zgłoszonych sprawach, w których należności powinny być uregulowane, a niestety nie zostały opłacone w momencie ich zgłoszenia. 
Na przykład, jeśli dłużnik, który utracił dostęp do Road Freight Marketplace z powodu zaległości finansowych, pragnie podpisać nową umowę z TIMOCOM, musi najpierw uregulować zaległe należności niezależnie od upływu czasu, nawet w sytuacji, kiedy dług jest przedawniony.

- Niedawno odzyskaliśmy dla naszego Klienta płatność za fakturę z 2011 roku. Dochodzenie tej wierzytelności na drodze sądowej byłoby praktycznie niemożliwe właśnie z powodu przedawnienia. - Nasz Zespół jednak pozostaje konsekwentny nawet w tak odległych czasowo sprawach, dlatego dłużnik – w tym przypadku firma z Włoch - był zobowiązany do wyjaśnienia i uregulowania zaległości, jeśli chciał ponownie współpracować z TIMOCOM. Należy jednak podkreślić, że bardzo ważne jest, aby zgłaszać sprawy do windykacji jeszcze przed upływem przedawnienia. - mówi Karol Workowski, Collection Specialist w TIMOCOM Polska.

Windykacja międzynarodowa w transporcie: jak złożyć zlecenie?

Proces windykacji warto zacząć od działań prewencyjnych – sprawdzania wiarygodności kontrahenta, dokładnego czytania warunków zlecenia i odpowiedniego dokumentowania dostawy. Jeżeli jednak pojawi się problem z płatnością, można przejść do działania:

1. Przypomnienie o płatności (np. przez e-mail).
2. Wysłanie oficjalnego wezwania do zapłaty (nie jest ono wymagane przez prawo, ale stanowi dodatkowy argument w procedurze windykacyjnej, zwiększa też szansę na polubowne zakończenie sporu)
3. Zgłoszenie sprawy do windykacji TIMOCOM (online, poprzez prosty formularz inkaso).
4. Skuteczność TIMOCOM Inkaso wynosi ponad 80%. Jeśli jednak windykacja nie zakończy się sukcesem, ostatecznym krokiem jest podjęcie decyzji o postępowaniu sądowym.

Wskazówka: Eksperci TIMOCOM podpowiadają, że szybka reakcja zwiększa szanse na odzyskanie należności. Im dłużej zwlekamy, tym trudniej przekonać dłużnika do zapłaty.

Dlaczego warto zainwestować w specjalistyczną pomoc w windykacji międzynarodowej?

Windykacja zagraniczna to temat złożony – wymaga znajomości prawa, języków i realiów różnych krajów. Próby działania na własną rękę często kończą się stratą czasu, pieniędzy i nerwów. Dlatego warto korzystać z usług firm specjalizujących się w tym zakresie – takich jak TIMOCOM Inkaso.

Profesjonalna pomoc to nie tylko większa skuteczność, ale i odciążenie zespołu, który może skupić się na swojej głównej działalności. A w branży transportowej, gdzie każdy dzień ma znaczenie, to ogromna wartość.