Czy pandemia koronawirusa zmieniła sposób realizacji płatności w logistyce?

Adwokat Alexander Oebel, Director Debt Collection & Legal Affairs

Proszę pokrótce opisać, czym się Pan zajmuje.
W TIMOCOM jestem odpowiedzialny za dział prawny, a w szczególności za usługę inkaso. Głównie chodzi o rozwiązywanie sporów pomiędzy klientami oraz o prowadzenie spraw prawnych firmy.

W ten sposób dochodzimy do pytania: co wyróżnia usługę inkaso firmy TIMOCOM?
Szybka realizacja zlecenia przy jednoczesnym neutralnym podejściu do wszystkich stron. Kiedy pojawiają się nieporozumienia między stronami umowy, także te wynikające z przepisów państwowych i barier językowych, pomagamy w tym, by mogli oni następnego dnia spotkać się na rynku i kontynuować profesjonalną współpracę. Dla naszych klientów ważna jest świadomość, że po swojej stronie mają godnego zaufania partnera, który może pokonać te przeszkody.

Co to są za przeszkody?
Z doświadczenia mogę powiedzieć, że nie zawsze są to problemy o charakterze prawnym. Często u ich podstaw leżą trudności w komunikacji. Chodzi głównie o sprawy ludzkie; drobnostki, nieporozumienia, bariery. W takich przypadkach pracownicy naszego międzynarodowego działu, którzy posługują się ponad 27 językami, mogą udzielić wsparcia. Specjalizując się w branży logistyczno-transportowej, możemy rozwiązać problem bezpośrednio w porozumieniu z klientem. Z usług firmy windykacyjnej korzysta się często, gdy dłużnik nie odpowiada i kontakt z nim się urywa. Możemy przywrócić komunikację między wierzycielem a dłużnikiem, występując w roli neutralnego mediatora. W tym celu badamy sprawy na podstawie dokumentów, dzięki czemu jesteśmy w stanie rozstrzygnąć otwarte kwestie na poziomie merytorycznym. TIMOCOM zobowiązał się do uproszczonej obsługi wszystkich procesów logistycznych, co obejmuje również uregulowany przepływ płatności.

Jak zmieniła się sytuacja gospodarcza wielu firm transportowych w wyniku pandemii koronawirusa?
Widzimy, że w wyniku tej sytuacji poszczególne sektory rozwinęły się w bardzo różny sposób. Sytuacja rynkowa zmienia się. Na niektóre towary popyt znacząco wzrósł, podczas gdy na inne zupełnie zniknął. Przewoźnicy i spedytorzy, którzy wcześniej mieli szeroki wachlarz klientów, musieli wykreślić niektóre branże ze swoich ksiąg zleceniodawców. Firmy transportowe, które dostarczały na przykład artykuły spożywcze, papier toaletowy i teraz szczepionki, doświadczają zwiększonego popytu. Jednak przedsiębiorstwa logistyczne i transportowe również musiały, przynajmniej tymczasowo, zminimalizować wydatki, np. zamykając swoje floty lub zapowiadając skrócenie czasu pracy dla części pracowników. Nie wiadomo jeszcze, w jakim stopniu pomoc państwa będzie wystarczająca do zapewnienia trwałego wsparcia, biorąc pod uwagę często niewielkie marże, ponieważ każde przedsiębiorstwo ma własną, indywidualną strukturę kosztów.

Czy ze względu na aktualną sytuację zmieniła się polityka płatności w logistyce ?
Na rynku da się zauważyć dużą ostrożność. W branży logistycznej zmniejszyła się cierpliwość w zakresie usług prefinansowania. W przypadku gdy zleceniobiorca wykonał kilka transportów dla jednej firmy, powszechną praktyką było rozliczanie kilku faktur razem. W razie zastoju w płatnościach również te należności były przekazywane zbiorczo do opracowania przez serwis inkaso.

To się jednak zmieniło od czasu koronawirusa. Po upływie terminu płatności zleceniobiorcy już nie czekają tak długo i częściej przedkładają nieopłacone faktury firmom windykacyjnym. Ogólnie rzecz biorąc, obserwujemy jednak poprawę polityki płatności, co jest korzystne dla rentowności przedsiębiorstw.

Co jeszcze mogłyby zmienić przedsiębiorstwa z branży TSL w celu optymalizacji procesów transportowych i wzmocnienia ich rentowności?
Niektórym problemom można zapobiec. W wielu obszarach logistyki procesy, które towarzyszą transportowi, wciąż przebiegają analogowo.  Powoduje to, że ich przebieg jest zasadniczo bardziej podatny na błędy.

Towar musi trafić z punktu A do B. To proces fizyczny, którego nie da się zastąpić. Jednak dalej najczęściej wszystko także przebiega analogowo. Odbiór towaru potwierdzany jest na papierowym dokumencie. W tym momencie rozpoczyna się etap, który jest długi i podatny na błędy, w szczególności gdy dostawy są zlecane podwykonawcom cztery czy pięć razy. Dostawa jest potwierdzana w liście przewozowym, a pokwitowanie przekazywane dalej - do wszystkich możliwych uczestników łańcucha transportowego. Klasyczny CMR występuje w 4 kopiach, jest głównym dokumentem potwierdzającym wykonanie transportu i tym samym realizację umowy dostawy. Wszystkie zaangażowane w transport strony chcą zatem posiadać oryginał takiego dokumentu.

Potwierdzenie dostawy rzadko jest jednak wysyłane do zleceniodawcy natychmiast po jej dokonaniu, ponieważ pozostaje ono w ciężarówce i często odbywa kolejne podróże, zanim kierowca wróci do biura. W ten sposób dostarczenie dokumentów potrzebnych do rozliczenia od razu się opóźnia, tym samym odraczając płatność za zamówienie. W wyniku takiego postępowania powstaje dodatkowo ryzyko, że dokumenty przewozowe nie zostaną dostarczone przedsiębiorstwu transportowemu w sposób prawidłowy. Jeśli oryginalny dokument zaginie na poczcie, udowodnienie transportu staje się skomplikowane. Kopie dokumentu często nie są respektowane. Wywołuje to długi łańcuch komunikacji, który może powodować trudności. Rozwiązaniem może być dokument w formie cyfrowej.

W jaki sposób cyfryzacja w obecnej sytuacji może pomagać logistyce?
Przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentami może okazać się pomocne dla logistyki szczególnie w obecnych czasach, również w przypadku przewoźników i spedytorów, gdyż np. w wyniku przejścia na pracę w systemie home office biura nie są stale obsadzone. Wymiana papierowych dokumentów w takiej sytuacji jest jeszcze bardziej utrudniona. W przeciwieństwie do tradycyjnych, dokumenty zarządzane cyfrowo mogą być szybciej przetwarzane. Orzecznictwo sądowe daje "swobodę" elektronicznym dowodom. Czego wiele osób nie wie: zeskanowany lub skopiowany dokument również ma moc dowodową przed sądem. Dla celów podatkowych dokumenty transportowe zazwyczaj i tak są digitalizowane.

Czy można więc włączyć ten krok wcześniej do łańcucha procesu?
Pytanie, które zadają sobie wszyscy zleceniodawcy, brzmi, czy towar bezpiecznie dotarł na miejsce. Odpowiedzi na nie tak samo dobrze może udzielić zeskanowany dokument. Moja wskazówka: przy każdym procesie powinno się sprawdzić, czy jest możliwa dokumentacja elektroniczna, a jeśli tak, to należy to uzgodnić na samym początku. Elektroniczna forma dokumentu może być wykorzystana zarówno w procesie komunikacji, jak i w celach rozliczeniowych.  Oryginał w razie potrzeby może zostać wysłany pocztą. W końcu celem dla obu stron umowy powinno być skrócenie drogi płatności do minimum. Oszczędzi to czas, pieniądze i nerwy.

Myślę, że ze względu na pandemię koronawirusa, cyfrowe dokumentowanie transportów stanie się bardziej powszechne. W logistyce wiele procesów może zostać jeszcze bardziej zdigitalizowanych. Dotyczy to również systemu płatności.

Masz zaległe należności? Skorzystaj z serwisu inkaso firmy TIMOCOM. Złóż zlecenie online i sprawdź koszty przy pomocy kalkulatora opłat.

Złóż zlecenie inkaso

To może Cię zainteresować:

Mega Pol Trans stawia na Międzynarodowe Inkaso TIMOCOM

Jakie korzyści przyniesie Twojej firmie przejście na e-faktury?