E-faktury, czyli sposób na oszczędności i większą transparentność w biznesie
E-faktury, czyli sposób na oszczędności i większą transparentność w biznesie
Przy założeniu, że całkowity koszt obsługi faktury papierowej wynosi 4 zł, a elektronicznej 60 groszy, firma wystawiająca rocznie np. 10.000 faktur jest w stanie zaoszczędzić aż 34.000 złotych!
Dlaczego warto zrezygnować z papierowej formy fakturowania?
Czym jest e-faktura?
Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 u. 32 ustawy z dn. 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (tzw. „ustawa o VAT”) przez termin „faktura elektroniczna” rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Taka forma dokumentowania rozliczeń przynosi korzyści zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy usługi lub towaru. Ten pierwszy musi jednak pamiętać, że zgodnie z art. 106n. u. 1 cytowanej ustawy stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy.
E-fakturowanie a wytyczne Komisji Europejskiej
W 2010 roku średni wskaźnik e-fakturowania w Europie wynosił zaledwie 5%. Komisja Europejska oszacowała, że przejście z papierowej formy fakturowania na elektroniczną w ciągu 6 lat przyniosłoby oszczędności rzędu 240 mld €. W związku z tym, w myśl przyjętych przez Komisję założeń, do 2020 roku e-fakturowanie miało się stać główną metodą fakturowania w całej Unii Europejskiej.
Jak wynika z badań Eurostatu, w latach 1018-2019 59% europejskich firm wysyłało już e-faktury o charakterze nieustrukturyzowanym, tj. w formacie PDF lub w formie skanów. W Polsce wskaźnik ten wyniósł 58%, a więc bardzo blisko unijnej średniej. Różnica pomiędzy Polską a UE jest za to bardziej widoczna w kwestii korzystania z faktur przeznaczonych do automatycznego przetwarzania. Europejska średnia to 25%, wskaźnik dla Polski – 16%. Z kolei zaledwie 18% przedsiębiorstw z UE (z Polski jeszcze mniej, bo zaledwie 13%) całkowicie zrezygnowało z wysyłania faktur papierowych. Można założyć z dużą dozą pewności, że w najbliższej przyszłości wszystkie te wielkości będą rosły. Przejście wyłącznie na elektroniczne fakturowanie jest bowiem nie tylko wygodne, ale i opłacalne.
TOP 5 korzyści z fakturowania elektronicznego
- Oszczędność czasu, miejsca i pieniędzy
Przesyłanie e-faktur pozwala uniknąć drukowania, żmudnego adresowania kopert i wypraw na pocztę. Ich doręczenie następuje natychmiast po wysłaniu, co zdecydowanie skraca czas komunikacji pomiędzy sprzedawcą i odbiorcą towaru lub usługi. Co więcej, archiwizowanie faktur elektronicznych (po obu stronach transakcji) także nie wymaga ich drukowania, zatem magazynowanie opasłych segregatorów przestaje być problemem, podobnie jak czas poświęcony na segregację dokumentów. Możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej wynika wprost z art. 112a u.2.3 cytowanej wyżej ustawy.
Dodatkowo nadawcy e-faktur oszczędzają pieniądze, nie tracąc ich na pokrycie kosztów druku i przesyłki. Przy założeniu, że całkowity koszt obsługi faktury papierowej wynosi 4 zł, a elektronicznej 60 groszy, firma wystawiająca rocznie np. 10.000 faktur jest w stanie zaoszczędzić aż 34.000 złotych!
- Szybsze regulowanie należności
Natychmiastowe doręczenie e-faktury pozwala na jej łatwiejszą i mniej czasochłonną obsługę, a więc i na szybsze wprowadzanie do wewnętrznych systemów firmy i rozliczanie. Niweluje się również ryzyko zgubienia faktury przez doręczyciela lub adresata.
- Wzrost efektywności pracy
Zmniejszenie nakładów pracy na czynności związane z obsługą faktur papierowych (począwszy od przyjmowania, segregowania i przekazywania papierowej korespondencji, poprzez cały proces księgowania i płatności, a skończywszy na archiwizacji i utylizacji starych dokumentów) oznacza dla przedsiębiorcy więcej wolnych roboczogodzin. Ten czas pracownicy mogą przeznaczyć na inne czynności, zwiększając zyski firmy lub podnosząc jakość obsługi.
- Dbanie o środowisko
Jak dowodzi raport PKPP Lewiatan z 2012 roku, wydrukowanie jednej tradycyjnej faktury powoduje emisję ok. 50 g gazów cieplarnianych, zaś wystawienie e-faktury już tylko 5 g. Gdyby natomiast wszystkie faktury wystawione w Polsce były wysyłane elektronicznie, pozwoliłoby to na ocalenie nawet 255 tysięcy drzew (ok. 127,5 hektarów lasów) rocznie!
Należy pamiętać, że faktury papierowe przyczyniają się również do tworzenia ton odpadów, a zawarty na nich toner nie jest przyjazny środowisku.
- Dobry PR
Korzystając z e-faktur lub nawet całkowicie przechodząc na elektroniczny obieg dokumentacji, dajesz się poznać obecnym i potencjalnym partnerom biznesowym jako firma nowoczesna, prokliencka i dbająca o środowisko. Wystawiając i odbierając e-faktury, ograniczasz także bezpośrednie kontakty międzyludzkie, co ma szczególne znaczenie w obecnej sytuacji sanitarno-epidemiologicznej.
Źródła:
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/HTML/?uri=CELEX:52010DC0712&from=SV
http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20040540535/U/D20040535Lj.pdf
http://konfederacjalewiatan.pl/efaktura
https://www.comarch.pl/handel-i-uslugi/wymiana-danych/aktualnosci/e-faktura-piec-prostych-korzysci/
Zdjęcie: © Andrey Popov - stock.adobe.com
