Odprawa celna eksportowa – rola agencji celnej i obowiązki eksportera

Czym jest odprawa celna ?

Odprawa celna eksportowa to procedura, która umożliwia legalny wywóz towarów poza granice Unii Europejskiej. Jej głównym celem jest potwierdzenie zgodności transakcji z przepisami prawa celnego, kontrola dokumentów oraz – w razie potrzeby – fizyczna kontrola towaru.

Zgłoszenie wywozowe musi być złożone elektronicznie w systemie obsługi operacji wywozowych — w Unii korzysta się z Automated Export System (AES) (następca systemu ECS), a w Polsce komunikacja odbywa się za pośrednictwem modułów systemu AIS/AES (AIS/ECS2 PLUS). Zgłoszenie może złożyć eksporter osobiście lub upoważniony przedstawiciel, np. agencja celna.

Po pozytywnej weryfikacji urząd celny generuje EAD (Export Accompanying Document / Wywozowy Dokument Towarzyszący) — dokument potwierdzający, że towary zostały przyjęte do procedury wywozowej i mogą opuścić teren UE.

Warto pamiętać, że odprawa celna może odbywać się w różnych formach: standardowej, uproszczonej lub scentralizowanej, w zależności od rodzaju towaru i statusu eksportera.
 

Odprawa celna eksportowa a importowa – różnice

Choć zarówno procedura eksportowa, jak i importowa podlegają regulacjom zawartym w Unijnym Kodeksie Celnym (rozporządzenie UE nr 952/2013), ich zakres operacyjny oraz obowiązki podmiotów gospodarczych znacząco się różnią.

W przypadku eksportu zgłoszenie celne składane jest w systemie AES/ECS2 PLUS i dotyczy wyprowadzenia towarów z obszaru celnego UE. Procedura obejmuje m.in. przyjęcie zgłoszenia, kontrolę dokumentów i towarów, wygenerowanie EAD oraz potwierdzenie faktycznego wywozu przez urząd celny graniczny. Towary wywożone poza UE zwykle nie podlegają VAT w kraju eksportera (stosuje się stawkę 0%) — o ile przedsiębiorca potrafi przedstawić wymagane dowody wywozu (np. dokumenty przewozowe, EAD, potwierdzenie odprawy w państwie docelowym). Cła natomiast są należnością charakterystyczną dla importu w kraju trzecim — eksporter w UE z reguły nie płaci cła przy wywozie, ale musi dopełnić formalności odprawy eksportowej.

Z kolei import wiąże się z procedurą dopuszczenia towaru do obrotu na terenie UE. Wymaga złożenia zgłoszenia celnego w systemie AIS/IMPORT, uiszczenia należności celnych i podatkowych (VAT, cło, akcyza), przedstawienia dowodu pochodzenia oraz spełnienia wymogów sektorowych i krajowych. Przed przybyciem towarów do UE wymagana jest wcześniejsza informacja bezpieczeństwa (Entry Summary Declaration, ENS) — jest to zgłoszenie wstępne służące ocenie ryzyka; zwyczajowo składa je ciało transportujące (np. przewoźnik) lub upoważniony podmiot w systemie ICS2. ENS nie zastępuje formalnego zgłoszenia importowego (deklaracji dopuszczenia do obrotu), które składa importer lub jego przedstawiciel.

W praktyce różnice te wpływają na:

• zakres dokumentacji i obowiązków formalnych,
• czas trwania procedury,
• koszty transakcyjne,
• ryzyko operacyjne i podatkowe.

Dodatkowo, w przypadku importu stosuje się mechanizmy zabezpieczenia długu celnego, natomiast eksport może być objęty preferencjami taryfowymi, jeśli towary spełniają kryteria pochodzenia zgodnie z systemem REX lub innymi umowami handlowymi. 

Te różnice wpływają na harmonogramy transportowe, koszty oraz ryzyko opóźnień. Dlatego, realizując transport międzynarodowy, warto znać obie procedury.

Odprawa celna krok po kroku – jak przebiega procedura?

Poniżej przedstawiamy uproszczony schemat odprawy celnej eksportowej krok po kroku:

1. Przygotowanie dokumentów: faktura handlowa, specyfikacja towaru, dokumenty transportowe, certyfikaty.
2. Złożenie zgłoszenia celnego w systemie AES/ECS2 PLUS za pośrednictwem PUESC (przez eksportera lub agencję celną).
3. Weryfikacja dokumentów przez urząd celny.
4. Ewentualna kontrola fizyczna w przypadku podejrzeń lub losowej selekcji.
5. Wygenerowanie EAD i zwolnienie towaru do wywozu: potwierdzenie w systemie i możliwość rozpoczęcia transportu.

📋 Checklista dokumentów eksportowych:

• Faktura handlowa
• Packing list
• Certyfikaty jakości / pochodzenia
• Licencje eksportowe (jeśli wymagane)
• Umowa przewozu

• Zgłoszenie celne

   

Szukasz przewoźnika do odprawionego ładunku?

Sprawdź Giełdę Transportową
 

Kto bierze udział w odprawie celnej?

Proces odprawy celnej eksportowej angażuje kilka istotnych podmiotów, z których każdy pełni określoną rolę w zapewnieniu zgodności z przepisami oraz sprawnego przebiegu procedury:

Eksporter – to właściciel lub nadawca towaru, który inicjuje proces wywozu. Jego obowiązkiem jest przygotowanie niezbędnej dokumentacji handlowej i transportowej oraz zapewnienie zgodności towaru z wymaganiami eksportowymi.

Agencja celna / przedstawiciel celny – działa w imieniu eksportera, reprezentując go przed organami celnymi. Odpowiada za prawidłowe sporządzenie zgłoszenia celnego, przesłanie dokumentów w systemie AES/ECS2 PLUS oraz monitorowanie przebiegu odprawy.

Funkcjonariusze Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) – przeprowadzają kontrolę formalną i fizyczną towarów, weryfikują dokumentację oraz decydują o dopuszczeniu przesyłki do wywozu.

Instytucje kontrolne – takie jak sanepid, inspekcja weterynaryjna czy fitosanitarna – wkraczają do procesu, gdy towary podlegają szczególnym regulacjom lub wymagają dodatkowych zezwoleń i certyfikatów.

Skuteczna koordynacja działań między tymi podmiotami nie tylko przyspiesza odprawę, ale także minimalizuje ryzyko błędów, opóźnień i kosztownych komplikacji na granicy.

Na jakie towary należy zwrócić szczególną uwagę przy odprawie celnej?

Niektóre towary wymagają szczególnej uwagi ze względu na ograniczenia prawne, kontrole lub dodatkowe dokumenty. Należą do nich przede wszystkim:

• Produkty akcyzowe: alkohol, papierosy
• Leki i chemikalia
• Produkty pochodzenia zwierzęcego i roślinnego
• Urządzenia elektroniczne podlegające regulacjom eksportowym
• Towary o wysokiej wartości

W przypadku eksportu do niektórych krajów wymagania mogą być bardziej rygorystyczne. Przykładowo:

• Wielka Brytania: po Brexicie obowiązują pełne kontrole graniczne, wymagane są dodatkowe deklaracje i certyfikaty.
• Ukraina: towary mogą podlegać inspekcji sanitarnej i fitosanitarnej, szczególnie w kontekście pomocy humanitarnej.
• Turcja: obowiązuje system TAREKS dla wybranych produktów, wymagane są certyfikaty zgodności.

📌 Zobacz także: skład celny – czym jest i kiedy warto skorzystać

Znaczenie sprawnej odprawy celnej dla transportu

Dla firm transportowych i przewoźników odprawa celna to nie tylko formalność – to element wpływający na:

• Terminowość dostaw – brak opóźnień na granicy
• Koszty operacyjne – mniejsze ryzyko kar i przestojów
• Konkurencyjność – szybka realizacja zleceń zwiększa zaufanie klientów

Dlatego warto współpracować z doświadczoną agencją celną i dobrze przygotować dokumentację już na etapie planowania transportu.

📌 Zobacz także: WOC – wolny obszar celny, czyli atrakcyjne rozwiązanie dla handlu i transportu międzynarodowego