Tożsamość pod presją. Jak weryfikacja chroni ładunek w erze podszywania się

Małgorzata Rydelek, TIMOCOM: Jako praktyk, jakie zagrożenia uznaje Pani dziś za najpoważniejsze? Czy skala problemu rośnie, czy raczej zmienia się jego charakter?

Tamara Mashkarova, VISLINE: W branży TSL najpoważniejsze zagrożenia to oszustwa związane z nieprawdziwymi danymi przewoźników, brakiem ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, a także kradzieże ładunków (zwłaszcza towarów o wysokiej wartości - HV). Problem ten zmienia swoją formę, ponieważ oszuści często podszywają się pod legalne firmy transportowe. Ich metody stają się coraz bardziej wyrafinowane, co sprawia, że trudniej jest je wykryć, zwłaszcza gdy przewoźnicy działają na giełdach transportowych przez krótki okres.

M.R.: To prawda, metody oszustów nieustannie ewoluują. A skoro tak się dzieje – w jakim kierunku rozwija się przestępczość w branży TSL? Co jest obecnie najtrudniejsze do wychwycenia?

T.M.: Oszustwa wiążą się z wykorzystywaniem fałszywych dokumentów oraz nieaktualnymi danymi kontaktowymi. Coraz częstsze stają się przypadki, w których oszuści zmieniają tablice rejestracyjne lub nazwiska kierowców w ostatniej chwili, co stanowi trudność w ich identyfikacji.

Zauważamy również  włamania na konta giełd transportowych czy drobne literówki w e-mailach prawdziwych firm, przez co trudniej jest je wykryć. Zakładamy, że przestępczość w branży TSL będzie ewoluować w kierunku działań online’owych. Błędne maile, hakowanie kont, fałszywe dokumenty zmanipulowane przez sztuczną inteligencję treści audio, video czy tekstowe.

M.R.: Jak w praktyce wygląda dziś typowy scenariusz oszustwa? Od czego zaczyna się kontakt i jak przebiega komunikacja?

T.M.: Często oszustwo rozpoczyna się od zmiany adresu dostawy lub żądania pilnego wysłania zlecenia bez pełnej dokumentacji. Kontakt może przebiegać początkowo bezproblemowo, ale po przeprowadzeniu pełnej weryfikacji okazuje się, że dokumenty nie są kompletne lub weryfikacja numeru telefonu i adresu e-mail nie daje pozytywnych wyników.

Inny przypadek typowego scenariusza oszustwa to na przykład mail od (mogłoby się wydawać w pierwszym momencie) naszego klienta, który prosi o zapłacenie „zaginionej” faktury.

M.R.: Jakie sygnały ostrzegawcze są dla pracowników Visline najbardziej jednoznaczne i pozwalają zablokować próbę oszustwa już na wczesnym etapie?

T.M.: Dla pracowników Visline ważnymi sygnałami ostrzegawczymi są: brak kompletu dokumentów, zmiana tablic rejestracyjnych przed załadunkiem, problemy z weryfikacją numerów telefonów i adresów e-mail oraz brak referencji lub ocen na giełdzie  z ostatnich 3 lat. Na etapie weryfikacji dokumentów, szczególnie dla nowych przewoźników, identyfikuje się takie ryzyko bardzo szybko.

M.R.: Jak przebiega w VISLINE weryfikacja przewoźnika (na przykład pozyskanego z giełdy transportowej) przed powierzeniem pierwszego ładunku?

T.M.: Weryfikacja przewoźników w Visline jest bardzo szczegółowa, do takiego stopnia, że posiadamy osobny dział, który skupia się wyłącznie na tych czynnościach. Praca zespołu  obejmuje kontrolę: licencji, polis ubezpieczeniowych OCP/OCS, opinii w intrenecie, referencji oraz sprawdzenie statusu VAT na platformach takich jak VIES. Spedytorzy muszą także weryfikować informacje na temat przewoźnika na giełdach transportowych i w systemach rejestracyjnych.

Innym aspektem jest również ciągła edukacja pracowników – budujemy ich czujność, opowiadamy o najczęstszych oszustwach, na które trzeba zwracać uwagę, ale również gratyfikujemy za dodatkową pomoc w wykrywaniu nieprawidłowości i prób podszywania się. Prowadzimy też cykliczną komunikację do całej organizacji, w której informujemy o fałszywych kontaktach, złodziejach i dobrych praktykach.

M.R.: Jakie elementy systemu bezpieczeństwa w firmie TSL są w Pani ocenie absolutnie niezbędne, a które pełnią rolę dodatkowego zabezpieczenia?

T.M.: Po pierwsze – procedury. Mamy bardzo jasne wewnętrzne wytyczne, które określają sposób działania jeśli chodzi o weryfikację przewoźników, klientów i podwykonawców. W przypadku podejrzenia nieprawidłowości weryfikacja przewoźnika jest natychmiast wstrzymywana. Proces weryfikacji jest regularnie usprawniany przez systematyczną aktualizację dokumentów, referencji oraz opinii o przewoźnikach. Zwiększono również nacisk na monitorowanie działań przewoźników na giełdach transportowych.

Druga kluczowa warstwa w walce z oszustwami to system informatyczny, który umożliwia weryfikację przewoźników na różnych etapach. Zabezpieczenia takie jak monitorowanie GPS, weryfikacja polis OCP/OCS oraz regularne sprawdzanie wiarygodności dokumentów pomagają zminimalizować ryzyko.

Każdy pracownik Visline posiada również w swojej poczcie wtyczkę Outlook TIMOCOM Check, która pozwala od razu sprawdzić, czy nadawca wiadomości email jest zarejestrowanym i aktywnym użytkownikiem TIMOCOM Marketplace.

Dodatkowe zabezpieczenie stanowi np. kontrola statusu VAT przewoźnika i weryfikacja danych u brokerów ubezpieczeniowych.

M.R.: Na zakończenie: jakie hasło najlepiej oddaje podejście Visline do bezpieczeństwa w transporcie?

T.M.: Motto, które nam przyświeca brzmi:  „Weryfikacja to klucz do bezpieczeństwa”, co oznacza, że przed podjęciem współpracy z przewoźnikiem czy klientem każda dokumentacja musi zostać dokładnie sprawdzona, a wszelkie nieprawidłowości muszą zostać natychmiast zgłoszone.

Chcesz poznać więcej wskazówek dotyczących cyberbezpieczeństwa?

Dowiedz się więcej o bezpieczeństwie w TIMOCOM 

TAMARA MASHKAROVA - BIO EKSPERTKI

Doświadczona specjalistka w zakresie transportu drogowego, pełniąca funkcję Security Transport Specialist w firmie Visline. Od początku swojej kariery zajmuje się opracowywaniem oraz wdrażaniem procesów weryfikacji przewoźników, które zapewniają najwyższe standardy bezpieczeństwa oraz efektywności w obszarze transportu. W swojej roli Tamara angażuje się w optymalizację procedur, dążąc do zapewnienia niezawodności oraz pełnej zgodności z obowiązującymi regulacjami i normami branżowymi. Jej szczególna uwaga skupia się na identyfikowaniu potencjalnych zagrożeń oraz wdrażaniu rozwiązań minimalizujących ryzyko, co pozwala na skuteczne zarządzanie procesami transportowymi.