Technologia w sercu logistyki – jak wdrażać IT, by klienci mogli spać spokojnie

Złożoność, presja, tempo – i jak się w tym odnaleźć

Wiele firm TSL mierzy się dziś z typowymi, ale tym samym bardzo realnymi wyzwaniami branży: dużym wolumenem zleceń, presją czasu, wysokimi oczekiwaniami klientów i niemalejącą złożonością formalności. Jeżeli chce się zagwarantować jakość usług, nie można sobie pozwolić na błędy. Co więcej, trzeba także umieć przewidywać możliwe scenariusze rozwoju rynku i umieć się do nich dostosować. 

- W najbliższych latach zarządzanie transportem będzie ewoluować w kierunku pełnej cyfryzacji, elastyczności operacyjnej i zielonej logistyki. Żeby się do tego przygotować, firmy TSL muszą działać w trzech obszarach równocześnie: technologii, kulturze organizacyjnej i partnerstwach – mówi Arleta Marczyńska, CEO eXportsy sp. z o.o. (TIMOCOM ID 451945)

Właśnie dlatego spółka, tworzona przez zgrany zespół entuzjastów transportu, od początku stawia na przemyślane wdrażanie rozwiązań IT – takich, które upraszczają procesy, odciążają ludzi i zapewniają klientom przejrzystość oraz kontrolę nad transportem.

Praktyczne oblicze cyfryzacji

- Technologia to dla nas nie moda, tylko narzędzie – przekonuje Arleta Marczyńska - inwestujemy nie w efektowne nowinki, lecz w realne usprawnienie procesów i uwolnienie kreatywności zespołu. 

W praktyce oznacza to między innymi zintegrowany system TMS, który automatyzuje planowanie tras i rozładunków, minimalizując ryzyko błędów oraz przyspieszając potwierdzanie zleceń. Przeniesienie administracji do chmury i przejście na cyfrowy workflow (e-dokumenty, e-podpisy i OCR pozwoliło eXportsy zredukować liczbę dokumentów (zwłaszcza drukowanych) i przyspieszyć obieg informacji.

- Listy przewozowe, faktury i potwierdzenia odbioru trafiają automatycznie do systemu, gdzie są indeksowane i dostępne od ręki. To uwalnia zespół od zbędnych formalności, a klientom daje natychmiastowy dostęp do dokumentów i pewność, że nic nie zaginie. – wyjaśnia CEO eXportsy – Dzięki temu pracownicy mogą lepiej skupić się na obsłudze klienta, a klienci zyskują błyskawiczną informację o statusie ładunku, przewidywanym czasie dostawy oraz zmianach w trasie.

Firma wdrożyła też dwa autorskie narzędzia oparte na AI: asystenta spedytora oraz asystenta wyceny frachtów. Pierwszy wspiera zespół w analizie zleceń i generowaniu pism reklamacyjnych, drugi w kilka sekund przygotowuje przejrzystą kalkulację kosztów transportu z uwzględnieniem historycznych stawek, zmiennych rynkowych i odchyleń sezonowych.

- eXportsy wybiera technologie nie dla chwili „wow”, lecz by realnie odciążyć zespół, podnieść jakość obsługi i dać klientom pełną kontrolę nad procesem. Technologia pracuje dla ludzi, a nie odwrotnie – podkreśla Arleta Marczyńska.

Sprawdzona giełda transportowa – filar codziennej pracy

Jako przykład praktycznego wykorzystania technologii prezes eXportsy podaje użytkowanie Giełdy Transportowej TIMOCOM. 

- eXportsy traktuje TIMOCOM Road Freight Marketplace jako filar codziennej pracy – cyfrową giełdę i centrum komunikacji, dzięki któremu błyskawicznie pozyskujemy ładunki, lokalizujemy wolne pojazdy i weryfikujemy wiarygodność partnerów – mówi Arleta Marczyńska. - Spedytorzy korzystają z automatycznych filtrów oraz szablonów - do szybkiego doboru ofert, a także do sprawdzania ocen, historii współpracy i certyfikatów kontrahentów. Używamy również map do planowania tras z minimalizacją pustych przebiegów oraz elektronicznego obiegu dokumentów. Co więcej, dzięki szerokiej bazie przewoźników nasi klienci błyskawicznie otrzymują oferty z konkurencyjnymi stawkami i mogą być pewni jakości transportu, bo oceny oraz dane historyczne przewoźników umożliwiają unikanie opóźnień i reklamacji. Dzięki TIMOCOM nasi spedytorzy pracują szybciej i efektywniej, a obsługa klientów staje się prostsza i bardziej transparentna.

AI nie zastąpi człowieka: technologia w duecie z relacjami

Eksperckie narzędzia, nawet najbardziej zaawansowane, nie są w stanie zastąpić empatii, uważności i zaangażowania człowieka. Dlatego w eXportsy obowiązuje podejście hybrydowe: technologia tam, gdzie automatyzacja zwiększa wydajność, a człowiek tam, gdzie liczą się zaufanie i współpraca.

- Relacje w branży TSL to podstawa, dlatego nigdy nie stawiamy AI zamiast człowieka – zawsze po drugiej stronie linii mamy żywego opiekuna, nie software – podkreśla Arleta Marczyńska.

Takie podejście sprawia, że eXportsy może skalować usługi bez utraty jakości, a jednocześnie zachować wyjątkowo ludzki charakter współpracy.

Od idei do działania – czyli jak przekonać innych do cyfryzacji i nie tylko

eXportsy buduje swoją markę dzięki kompleksowym usługom 360°, niekonwencjonalnym rozwiązaniom logistycznym i wsparciu nowoczesnych technologii, gwarantując klientom profesjonalne wsparcie i pełne zaangażowanie na każdym etapie. Zdobytym doświadczeniem Arleta Marczyńska chce się dzielić z innymi, dlatego została współzałożycielką stowarzyszenia branżowego NextGen TSL.

- Ten pomysł zrodził się z potrzeby zintegrowania rozdrobnionego środowiska transport-spedycja-logistyka w Polsce oraz wprowadzenia spójnych standardów działania i wsparcia merytorycznego dla firm, uczelni, organizacji branżowych i instytucji publicznych – tłumaczy.

Stowarzyszenie zostało założone przez ekspertów z praktycznym zapleczem – menedżerów operacyjnych, specjalistów IT i prawa transportowego, wykładowców i przedstawicieli administracji. NextGen TSL oferuje swoim członkom dostęp do szkoleń, webinarów, mentoringu i konsultacji – od prawnych po technologiczne, takie jak np. wdrażanie systemów TMS/ERP. 

- Członkiem stowarzyszenia może zostać każda firma lub osoba fizyczna związana w jakimś stopniu z branżą TSL – pod warunkiem, że akceptuje nasz statut, przestrzega kodeksu etycznego i chce aktywnie uczestniczyć w życiu organizacji – podkreśla współzałożycielka.

W centrum tej inicjatywy jest wiara w to, że tylko współpraca między biznesem, nauką i technologią pozwoli branży skutecznie przygotować się na wyzwania jutra.

Dokąd zmierza transport? Prognozy z praktyki

Mało kto ma wątpliwości, że branża TSL wchodzi właśnie w etap głębokiej transformacji. Zdaniem Arlety Marczyńskiej przyszłość należy do firm, które potrafią połączyć elastyczność operacyjną, technologiczną sprawność i odpowiedzialność środowiskową. Czego należy się spodziewać?

Po pierwsze, sztuczna inteligencja i automatyzacja staną się integralną częścią każdego systemu TMS – nie tylko wspierając planowanie, ale też przewidując ryzyka i rekomendując optymalne działania. Po drugie, standardem będą multimodalne platformy łączące różne gałęzie transportu w jednym cyfrowym środowisku. Po trzecie – firmy będą zobowiązane do realnych działań proekologicznych: od wdrażania niskoemisyjnych flot, przez offsety CO₂, aż po raportowanie ESG w czasie rzeczywistym.

Jak się do tego przygotować? eXportsy wskazuje trzy kluczowe kierunki: inwestycje w technologie predykcyjne i integracyjne, rozwój kompetencji cyfrowych pracowników oraz budowanie szerokich partnerstw – także z uczelniami, startupami i operatorami z różnych segmentów rynku, w tym dostawcami rozwiązań takimi jak TIMOCOM.

- Niezmiernie ważne jest przeszkolenie zespołu, nie tylko w obsłudze narzędzi, ale w analizie danych i podejmowaniu decyzji na ich podstawie. TSL to wciąż biznes ludzi. Zmiana mind-setu – od ‘robię, co system każe’ do ‘pytam system i wdrażam najlepsze opcje’ – jest dziś kluczowa – dodaje Arleta Marczyńska.

Dzięki takiemu podejściu firmy nie tylko reagują na zmiany, ale wręcz je współtworzą. I właśnie to podejście pozwala klientom eXportsy spać spokojnie – bo mają partnera, który zawsze jest o krok do przodu.

Jesteś Klientem TIMOCOM? Stwórz z nami success story Twojej firmy!

Dowiedz się więcej o success stories 

Może Cię również zainteresować:

AI w logistyce: Jak sztuczna inteligencja w logistyce może wspierać prawdziwe relacje?

Jakie znaczenie dla sukcesu firmy ma ciągła optymalizacja tras?